Fot. Pixabay/CC0

Specjalista ds. administracyjnych

OPIS STANOWISKA

Obsługa sekretariatu, w tym przyjmowanie i obsługa recepcyjna gości oraz interesantów PCI.

Prowadzenie rejestru gości.

Pomoc w planowaniu i organizowaniu spotkań biznesowych.

Dbałość o wizerunek PCI, szczególnie wobec odwiedzających firmę gości.

Monitorowanie i zarządzanie zapasami biurowymi.

Prowadzenie rejestrów korespondencji (książek nadawczych i odbiorczych), w tym obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

Obsługa połączeń telefonicznych i poczty elektronicznej.

Bieżąca obsługa obiegu dokumentów w formie papierowej i elektronicznej – dekretowanie na dział, skanowanie, składowanie oryginałów, archiwizacja i brakowanie dokumentów zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

Monitorowanie płynności obiegu dokumentów w Spółce.

Obsługa powierzonych kontraktów i zleceń związanych z obsługą administracyjną Spółki oraz nadzór i organizowanie pracy kontrahentów, w tym np. w zakresie wykonania i dostawy materiałów niezbędnych do funkcjonowania biura i organizacji pracy.

Realizacja zadań związanych ze sprawami gospodarczymi oraz inwestycjami.

Wykonywanie zadań przewidzianych dla Inspektora Ochrony Danych, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Prowadzenie i aktualizowanie wymaganej dokumentacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych oraz opracowanie i wdrażanie wewnętrznej polityki, standardów, procedur i instrukcji z tego zakresu.

Prowadzenie szkoleń wewnętrznych z zakresu ochrony danych osobowych.

Wykazywanie inicjatywy i krytycznego podejścia nakierowanych na ustawiczne ulepszanie stosowanych w PCI procedur i sposobów działania.

Ścisła współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi PCI oraz otoczeniem społeczno-gospodarczym Spółki.

Przygotowanie raportów oraz analiz z zakresu zadań administracyjnych i działalności IODO.

Współpraca i współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi, w zakresie prowadzonych spraw, w celu zapewnienia płynności procesów administracyjnych.

WYMAGANIA STANOWISKA

Wykształcenie wyższe, preferowane kierunki ukończonych studiów: prawo, administracja i pokrewne.

Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (obsługa administracyjna i pełnienie funkcji IODO).

Minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe.

Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office i urządzeń biurowych.

Prawo jazdy kat. B.

Znajomość przepisów prawa i wymogów związanych z działalnością spółki prawa handlowego.

Język angielski – poziom minimum dobry (płynna komunikacja w mowie i piśmie).

Wysoki poziom asertywności.

Komunikatywność.

Umiejętność budowania i utrzymywania dobrych relacji z kontrahentami i klientami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.

Umiejętność pracy w zespole.

Terminowość i rzetelność oraz dokładność w wykonywaniu zadań.

Umiejętność wyznaczania priorytetów.

Umiejętność wyszukiwania informacji.

Umiejętność organizacji i planowania czasu pracy, w tym własnego.

Mile widziane:

Doświadczenie w pracy zawodowej w spółce prawa handlowego.

Doświadczenie w realizacji projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej.

OFERUJEMY

Umowę o pracę – 100% etatu;

Pracę w firmie zorientowanej na rozwój innowacyjności;

Możliwość rozwoju zawodowego (szkolenia, warsztaty, kursy).

O PRACODAWCY

Podkarpackie Centrum Innowacji Sp. z o. o rozwija Regionalny Ekosystem Innowacji i Startupów poprzez budowanie relacji pomiędzy jego członkami oraz realizowanie projektów na jego rzecz. Jesteśmy łącznikiem pomiędzy światem nauki, biznesu i administracji, pracującym z firmami, uczelniami, jednostkami badawczymi, środowiskiem studenckim i startupami. Inwestujemy w projekty badawcze o wysokim potencjale komercjalizacji poprzez instrumenty finansowe dla jednostek naukowych, animujemy współpracę z firmami oraz prowadzimy przestrzeń, narzędzia i projekty wspierające powstawanie prototypów i startupów.

APLIKUJ

  .