Kto może mieć dostęp do dokumentów wspólnoty mieszkaniowej?
Często zdarza się, że mieszkańcy chcą zobaczyć dokumenty, jakie w imieniu wspólnoty mieszkaniowej przechowuje zarządca (np. umowy z dostawcami usług, faktury). Czy zarządca ma obowiązek udostępnić te materiały? Czy właściciel mieszkania może ich żądać?
Odpowiedź na oba pytania brzmi: tak! Właściciel może w każdej chwili poprosić o wgląd w dokumenty, zaś zarządca ma obowiązek je udostępnić. Wynika to z artykułu 29 ustęp 3 Ustawy o własności lokali, który stanowi, że właścicielom lokali służy prawo kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Dlatego też, właściciele lokali mogą zwrócić się do zarządcy o udostepnienie konkretnych dokumentów, a także możliwość zrobienia ich kopii. – Właściciele lokali coraz częściej chcą angażować się w działania wspólnoty, a także orientować się, z jakimi podwykonawcami zostały zawarte umowy – zaznacza Mariusz Łubiński, prezes firmy Admus zarządzającej i administrującej nieruchomościami. – W tym celu właśnie korzystają z możliwości wglądu w dokumentację – dodaje Łubiński.
Zdarza się, że zarządca odmawia wydania dokumentów lub nie zezwala na wykonanie ich kserokopii zasłaniając się ochroną danych osobowych. Jednakże w większości przypadków takie działanie nie ma podstaw prawnych. – Warto pamiętać, że zarząd wspólnoty ma dostęp i uprawnienia do przetwarzania danych osobowych w granicach niezbędnych do zarządu nieruchomością wspólną, a więc są to dane, które w praktyce mogą być udostępnione – podkreśla Mariusz Łubiński.
Właściciel lokalu ma możliwość przejrzenia dokumentów na miejscu, ale może też poprosić o wykonanie ich kserokopii. Trzeba mieć jednak na uwadze, że wspólnota nie pokrywa kosztów wydruku, dlatego należy się przygotować na koszty związane z wykonaniem kserokopii.
Właściciel, który zwraca się z wnioskiem o wgląd do dokumentów musi się również liczyć z tym, że w przypadku chęci zapoznania się z nimi na miejscu nie może paraliżować pracy zarządu tj. nie może przeglądać dokumentów całymi dniami, utrudniając tym samym dostęp do nich np. zarządcy.
- Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest, aby właściciel lokalu złożył wniosek, czy zwrócił się do zarządu z prośbą i informacją, w jakie dokumenty chciałby mieć wgląd, a następnie ustalenie w jakim terminie chciałby się z nimi zapoznać lub ustalenie na kiedy zostaną przygotowane ich kserokopie – podsumowuje Mariusz Łubiński.
