Czym jest e-faktura i jak ją przygotować?

20 grudnia 2012 roku Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz sposobu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Zasady te są proste i klarowne. W dodatku istnieją portale, takie jak Fakturowo.pl, gdzie możemy prawidłowo wystawiać i bezpiecznie przechowywać dokumenty online, nie tylko faktury, ale także wiele innych dokumentów.

E-faktura – jaki powinna mieć format?

W przypadku wystawiania dokumentów online, najczęściej pojawiającym się pytaniem jest to, w jakim formacie powinny być zapisane. Wątpliwość tę rozwiewa definicja e-faktury zawarta w ustawie o podatku VAT, gdzie: „E-faktura to faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym”. Nie ma więc znaczenia, jak zapiszemy wygenerowany dokument. Możemy zrobić to tak, jak nam wygodniej lub tak, jak życzy sobie klient. Najczęściej używanym jest jednak plik PDF lub DOC/DOCX. Portale typu Fakturowo.pl oferują zapisanie i przesyłanie e-dokumentów w wielu różnych formatach. Możemy też zapisać większą ilość dokumentów w pliku ZIP.

Co powinno się znaleźć na e-fakturze?

Czy informacje zamieszczone na e-fakturze różnią się czymś od tych umieszczanych na papierowym rachunku? Otóż nie – dane, jakie powinniśmy umieścić na fakturze elektronicznej są takie same, jak w przypadku tradycyjnych faktur papierowych. Ważne jest jednak, by zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, zapewnić fakturze autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się fakt, że podmioty oznaczone na fakturze uprawnione są do jej wystawienia i odbioru, a wszelkie dane są poprawne. Przez integralność i czytelność natomiast to, że informacje zawarte na fakturze muszą być spójne i klarownie przedstawione.
Portal Fakturowo.pl zapewnia wszystkie te wymogi – przy użyciu wygodnych, przejrzystych szablonów możemy szybko, w pełni prawidłowo wystawić e-dokument. A dzięki rozwiązaniu API, nasze faktury są automatycznie wypełnianie danymi przesłanymi metodą GET, nie ma więc możliwości popełnienia błędu. System automatycznie dokonuje również wszelkich obliczeń.

Czy przechowywanie e-dokumentów jest bezpieczne?

Jeśli zdecydujemy się skorzystać z profesjonalnego portalu do wystawiania dokumentów online lub renomowanego oprogramowania (to drugie niestety najczęściej wiąże się ze sporym kosztem), przechowywanie ich będzie całkowicie bezpieczne. Przykładowo portal Fakturowo.pl korzysta z systemów bezpieczeństwa analogicznych do tych używanych w bankowości elektronicznej. Mało tego, taki sposób przechowywania dokumentów jest nie tylko bezpieczny, ale i wygodny. Przechowywanym w Fakturowo.pl dokumentom możemy nadawać konkretne statusy, takie jak zapłacona, częściowo zapłacona lub niezapłacona faktura. To sprawia, że cała dokumentacja jest należycie posegregowana i z łatwością się nią zarządza. W dodatku dostęp do dokumentów mamy o każdej porze dnia i nocy, z każdego miejsca na świecie – wystarczy połączenie z Internetem i laptop lub tablet.

Wymóg akceptacji e-faktur

Przechodząc z tradycyjnych faktur papierowych, na e-faktury, musimy pamiętać, że zgodnie z art. 106n ustawy o VAT, podatnik, który chce wystawiać dokumenty elektroniczne, musi uzyskać zgodę odbiorców na otrzymywanie ich w takiej formie. Przepis ten nie określa jednak, jak powinna wyglądać zgoda. Wszystko zależy więc od ustaleń pomiędzy sprzedającym a kupującym. Umowę, co do przesyłania e-dokumentów możemy zawrzeć nawet ustnie. Od 2013 r. istnieje także bardzo korzystny dla przedsiębiorców zapis w ustawie, wedle którego możliwa jest również tzw. domniemana akceptacja. Zgodnie z nią, samo opłacenie e-faktury przez kontrahenta jest już zgodną na otrzymywanie dokumentów online.

Jak widać wystawianie faktur online jest bardzo łatwe i praktycznie nie różnią się one od tradycyjnych dokumentów. W ten sposób oszczędzamy jednak swój czas i pieniądze oraz dbamy o środowisko.